Checklista vid distansarbete

Distansarbete är en förändring som måste förhandlas

En arbetsgivare kan ha kommit fram till att lokalerna ska krympas och att alla medarbetare därför inte kan vara på kontoret samtidigt. Den som har reglerat ett arbetsställe i sitt anställningsavtal kommer i så fall att bli erbjuden en anställning med förändrade villkor. Arbetsgivaren behöver göra en primärförhandling om omorganisation enligt § 11 MBL före beslut, och medarbetarna erbjudas omplacering till en anställning där arbetsplatsen fortsättningsvis är delvis på kontoret, delvis på distans. Den som inte accepterar en sådan förändring av anställningsavtalet kan bli uppsagd på grund av arbetsbrist.

Ett vanligare scenario är nog att arbetsgivare och arbetstagare kommer överens om att det är möjligt att till viss del arbeta på distans. Innan arbetsgivaren inför denna möjlighet på en arbetsplats behöver även detta primärförhandlas.

Om en arbetsgivare väljer att införa möjlighet till distansarbete är det bästa om arbetsgivaren tar fram riktlinjer för detta. Riktlinjerna gäller för alla och även införandet av dessa ska primärförhandlas.

Distansarbete inom staten

För att en statlig arbetsgivare ska kunna erbjuda möjligheten till distansarbete ska det enligt det centrala kollektivavtalet om distansarbete både finnas riktlinjer på lokal nivå och en skriftlig överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare. Även inom andra sektorer kan det finnas centrala kollektivavtal med regler om distansarbete.

Det här bör riktlinjer om distansarbete innehålla

• Definition av distansarbete.
• Vilka förutsättningar som krävs för att distansarbete ska vara möjligt.
• Reglering av vad som är huvudarbetsplats respektive distansarbetsplats.
• Vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans.
• Omfattningen av distansarbetet.
• Hur arbetsmiljöfrågor ska hanteras.
• Hur distansarbetsplatsen ska utrustas och vem som står för kostnaderna.
• Beskrivning av krav på försäkringar och upplysning om arbetsskadeförsäkringens omfattning.
• Reglering av kostnader förknippade med distansarbete.
• Giltighetstid och möjlighet till upphörande.

Individuell överenskommelse om distansarbete

De generella riktlinjerna behöver kompletteras med individuella överenskommelser för de som ska arbeta på distans. I den individuella överenskommelsen tydliggörs vad som gäller för den enskilde medarbetaren. I den individuella överenskommelsen bör det finnas en hänvisning till riktlinjerna.

Vi rekommenderar att överenskommelsen också innehåller följande:

• Parterna för överenskommelsen.
• Huvudarbetsplats och distansarbetsplats.
• Vilka arbetsuppgifter som arbetstagaren får utföra på distans – och kanske även vilka som inte får utföras på distans.
• Omfattningen av distansarbetet – i timmar eller procent, per vecka eller månad.
• Hur samverkan om arbetsmiljö ska genomföras.
• Vilka arbetsredskap som arbetsgivaren ska stå för.
• Hur arbetstagaren ska vara tillgänglig. På telefon och e-post under arbetstid? Med möjlighet att inställa sig på kontoret inom viss tid? Ska arbetstagaren ansvara för fungerande uppkoppling?
• Reglering av vilken ersättning för kostnader som uppkommer i samband med distansarbetet som arbetstagaren ska ha rätt till.
• Giltighetstid – en fast period alternativt tillsvidare med ömsesidig uppsägningstid. En rätt att omedelbart avsluta överenskommelsen om den inte följs.
• Underskrifter av parterna i överenskommelsen.