Checklista inför uppsägningssamtal

This content in English: Checklist for meetings concerning the termination of employment

Mentala förberedelser inför uppsägningssamtal

Innan du som chef går in i ett uppsägningssamtal är det bra att vara mentalt förberedd. Försök sätta dig in i din medarbetares situation och fundera i förväg på hur medarbetaren har det med familj och kollegor. Vanliga frågor som uppstår hos den som blir uppsagd kan vara:

• Hur kommer det att gå för mig ekonomiskt?
• Vem ställer upp för mig nu?
• Vad kommer att hända den närmaste framtiden?

Det är viktigt att du tar ansvar för din medarbetare, däremot har du ingen anledning att känna skuld för att det har blivit som det har blivit. Skyll inte ifrån dig och undvik att anklaga andra under samtalet.

Praktiska förberedelser inför uppsägningssamtal

Planera var, när och hur du ska genomföra samtalet.

Var?

Se till att du kan genomföra samtalet i en ostörd samtalsmiljö. Boka gärna ett neutralt samtalsrum. För att du ska kunna ta hand om det som sker i samtalet på bästa sätt bör du och medarbetaren vara i samma rum. Undvik därför att genomföra uppsägningssamtalet digitalt.

Om du ändå måste genomföra uppsägningssamtalet på distans kan det vara extra viktigt att lägga in ett uppföljningsmöte relativt snart efter uppsägningssamtalet för att du ska kunna ta reda på hur samtalet har landat hos din medarbetare.

När?

Huvudregeln är att inte lämna den här sortens besked sent på eftermiddagen, inte dagen före helg och framför allt inte dagen före långhelg eller semester. Tänk också på att sätta av ordentligt med tid för mötet, så att du har möjlighet att besvara alla de frågor som kan tänkas dyka upp.

Hur?

Försök ta reda på så mycket som möjligt om den du ska säga upp. Hur ser det ut vad gäller medarbetarens familj och andra sociala relationer? Finns det någon annan hen kommer att kunna ventilera sina tankar och funderingar med utanför arbetet? Hur ser det ut med privatekonomin?

Fundera även igenom hur uppsägningstiden ska läggas upp rent praktiskt. Kommer du att kunna erbjuda arbetsbefrielse? Hur ska arbetsuppgifter lämnas över till andra? Vad finns det för hjälp och stöd att erbjuda, exempelvis via Trygghetsråd eller Trygghetsstiftelse? Kan medarbetaren få ledigt för att söka andra jobb under uppsägningstiden? Det är också bra om du redan har tänkt på hur själva avslutningsdagen ska se ut och hur andra ska informeras om uppsägningen.

Genomförande av uppsägningssamtal

Du kan dela upp samtalet i fyra delar.

1. Själva uppsägningen

Gå ganska snabbt in på ämnet du ska ta upp. Du kan exempelvis inleda med att fråga ”Har du förstått varför jag har bett dig komma till det här mötet?”. Det är givetvis stor skillnad om medarbetaren vet att uppsägningen är på gång eller om den kommer mer oväntat. Oavsett vilken situation du befinner dig i är det viktigt att lämna ett klart besked som inte kan misstolkas. Om medarbetaren inte vet vad som är på gång kan du inleda med en kort bakgrund. Var saklig och ärlig och lägg alla fakta på bordet.

Skriftligt uppsägningsbesked

Under samtalet ska du lämna över ett skriftligt uppsägningsbesked som innehåller information om hur medarbetaren kan gå tillväga om hen vill häva uppsägningen eller få den rättsligt prövad. Om anledningen till uppsägningen är arbetsbrist, ska det också framgå att medarbetaren har rätt till återanställning och att hen behöver anmäla intresse för det.

2. Ge möjlighet för medarbetaren att reagera

Det är svårt att i förväg veta hur medarbetaren kommer att reagera på uppsägningsbeskedet. Det kan komma kraftiga reaktioner även om det egentligen inte är någon större överraskning. Din medarbetare kan börja gråta, bli arg och anklaga dig som chef. Det är viktigt att du hela tiden stannar i din chefsroll och behåller lugnet. Var beredd på att det du säger kan misstolkas. Ge medarbetaren tid att gå igenom sina känslor.

3. Vad kommer att hända härnäst?

I det här steget har du nytta av dina tidigare förberedelser. Berätta steg för steg vad som kommer att hända. Det kan vara så att din medarbetare har svårt att ta in all information, så skriv gärna ner och lämna över för att medarbetaren i lugn och ro ska kunna titta på informationen i efterhand. Se till att det finns utrymme för frågor.

4. Uppföljning

Uppsägningssamtalet är det första av många samtal som du behöver ha med din medarbetare. Ta nästa samtal redan inom några dagar, inte minst för att se till att den information du gav har nått fram. Du kan ställa frågor som ”Vad har du tänkt på sedan vi talades vid senast?” och ”Hur känns det i dag?”.

Mer om svåra samtal

Hur gör du om medarbetaren blir arg eller aggressiv? Vilket är det vanligaste felet som chefer gör vid uppsägningar? I podden Chefsrådgivarna hör du Anna Svartbeck Lilja, chef och författare till boken Avslut – chefens svåraste samtal, ge råd om hur du förbereder dig inför svåra samtal. Ledarnas rådgivare pratar om vilka regler som gäller.