Att leda i kris

Ibland inträffar plötsliga och traumatiska händelser som vi inte kunnat förutse och som vi helst av allt hade velat slippa. Det kan handla om kriser som drabbar hela samhällen, som en pandemi, terrorattack eller långvarigt it- och teleavbrott. Andra kriser begränsas till en arbetsplats genom dataintrång, varumärkeskris eller ett dödsfall på arbetet. Det finns också kriser som omfattar enskilda individer.

Gemensamt för ett kristillstånd är att de drabbade upplever att tidigare erfarenheter och förmågor inte räcker till för att hantera situationen. En del förlorar handlingsförmågan helt, andra blir irrationella, prioriterar fel och agerar utan överblick och en plan. En del fokuserar så intensivt på lösningen att de glömmer att informera och delegera.

De ledare som fungerar bra under starkt påfrestade situationer är oftast trygga individer med förmåga att behålla sitt lugn. Att som chef ha fått utbildning och kontinuerligt övat krisledarskap i sin organisation ökar beredskapen för att hantera en kris på ett adekvat sätt.

Alla företag och organisationer kan drabbas av en kris och Arbetsmiljöverket föreskriver att ”Chefer och arbetsledande personal ska ha tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna detta på ett lämpligt sätt.” (AFS 1999:7).

Din roll som chef

I en krissituation, som präglas av chock och förvirring, uppstår ett extra starkt behov av att söka och underordna sig en stark ledare.

Ditt ansvar för ditt team, verksamheten och dig själv kommer att ställas på sin spets.

• Du behöver ta hand om dina medarbetare på ett medkännande och respektfullt sätt, väl medveten om att alla reagerar annorlunda i krissituationer.
• Som närmaste chef är det du som får informera, lyssna och finnas till hands för frågor.
• Var beredd på att du kan komma att bli måltavla för medarbetarnas reaktioner som ilska, förtvivlan och sorg.
• Var uppmärksam på hur du själv drabbas och påverkas av krisen och vilket stöd du behöver för att kunna leda din grupp. Krisen kan påverka ditt mående, ditt omdöme och din förmåga att agera som chef. Blir det för ansträngande kan det vara lämpligt att lämna över till någon annan. Som medlem i Ledarna har du tillgång till samtalsstöd, dygnet runt alla dagar på året.
• Vad som än händer behöver någon arbetsleda, omprioritera och organisera för att verksamheten ska fungera.

Har du en kris- eller beredskapsplan att följa och ett fungerande kristeam som stöttar dig kan krishanteringen till och med stärka både dig och teamet.

Kristeam

Företag och organisationer som är väl rustade i händelse av en kris har ett kristeam som aktiveras vid större kriser. Kristeamets uppgift är att överblicka situationen, samordna och bedöma vilka åtgärder som ska vidtas. De har en tydlig rollfördelning med uttalade ansvar och mandat. De ska hantera krisen, sköta kommunikationen med alla berörda målgrupper och ge cheferna den information och det stöd de behöver för att leda sitt team genom krisen.

Du som chef kommer förmodligen att få information om hur kommunikationen med krisgruppen ska ske. Det är viktigt att du följer deras anvisningar och att du frågar dem när du inte har den information eller det stöd du behöver för att hantera situationen i ditt team.

Beredskapsplan

Grunden för kristeamets arbete är beredskapsplanen där det finns information om vad som ska göras, hur det ska göras och vem som ska göra det.

Planen tas fram innan något har hänt, i normala förhållanden då alla är klartänkta och har förmåga att överblicka vad som kan komma att krävas vid en kris. Kristeamet funderar även över vilka kriser företaget skulle kunna drabbas av och gör kompletterande planer, checklistor och frågor- och svardokument för dem.

Många företag och organisationer gör också krisövningar för att testa och förbereda teamet.

Om du själv inte ingår i företagets kristeam kan du bidra till beredskapsplanerna genom att flagga för möjliga krissituationer som skulle kunna drabba företaget, utifrån vad du och ditt team arbetar med.

Kontakta alltid någon i krisgruppen om ditt team drabbas av en kris, för att få det stöd krisgruppen kan erbjuda. Hr, kommunikation och vd brukar sitta med i gruppen, och om de inte gör det vet de säkerligen vem du ska kontakta.

Om det inte finns en krisgrupp på din arbetsplats hittar du planer och mallar hos Prevent. Om din organisation är oförberedd på en kris är det extra viktigt att du informerar och samarbetar med hr och övriga berörda i företaget.

Kriskurvan hjälper dig att förstå krisreaktionernas faser. Delarna i den är: Kris inträffar, chock eller förnekelse, ilska, köpslående, depression, acceptans och nyorientering.

Krisens olika faser

Hur vi reagerar i kris beror på individuella faktorer och på hur svår krisen är. Kriskurvan är en modell för att bättre förstå krisreaktionernas olika faser.

Tiden för hur länge de drabbade befinner sig i varje fas varierar kraftigt. Det kan ta allt från ett par dagar upp till flera år.

Kris inträffar

En plötslig, oväntad och traumatisk händelse inträffar. Krisreaktionen uppstår hos dem som upplever att de saknar förmågan att hantera situationen.

Chock eller förnekelse

Direkt efter en traumatisk händelse drabbas vi av chock och förnekelse.
Då är det svårt att ta till sig och förstå information. Istället slår man den ifrån sig eller bemöter den med fraser som "nej, det kan inte vara möjligt” och ”det måste vara ett missförstånd".

Ilska

När den första chocken lagt sig följer en period av ilska och aggressivitet som kan riktas åt alla möjliga håll. Det är inte ovanligt att den som förmedlar tråkiga och upprörande besked också blir den som får ta emot all ilska.

Köpslående

Den drabbade försöker hitta lösningar för att ställa allt till rätta igen. Medarbetaren som har fått veta att hen blir av med sitt jobb kan till exempel föreslå en lönesänkning för att få behålla jobbet.

Depression

När det inte går att finna en lösning som återställer allt följer en känsla av uppgivenhet, hopplöshet och nedstämdhet. Det för med sig försämrad tankeförmåga, koncentrations- och sömnsvårigheter.

Acceptans

Med tiden accepterar de flesta människor faktum och förlikar sig med den nya situationen.

Nyorientering

Först när den drabbade har kommit igenom de akuta faserna av krisen och börjat acceptera vad som skett kan hen gå vidare och blicka framåt. Den kris som inträffat är inte längre ett hinder i vardagen.

Det är vanligt att människor omvärderar livet efter en kris.

Förbered dig med experterna

Inspelat webbinarium med experter från Försvarshögskolan: Öka din krisberedskap med experterna.