Bedömning och referenstagning

När du ska bedöma de olika kandidaternas kompetens efter intervjuer och eventuella tester, ska du alltid utgå från kravprofilen. Om du istället jämför kandidaterna med varandra utifrån magkänsla är det lätt hänt att du inte väger in vissa viktiga kompetenser.

Bedömning med matris

Utgå från kravprofilen och gör en lista över de viktiga kompetenserna, egenskaperna och beteendena. Gör en bedömning, till exempel utifrån en bedömningsmatris med en skala från ett till sex, av hur väl var och en av kandidaterna uppfyller respektive krav.

Om ni har varit flera inblandade under processen, låt alla göra sin bedömning och räkna sedan ut ett medeltal för varje kompetens.

Matrisen kan fyllas på under hela processen, till exempel efter insikter från tester och referenstagning.

En bedömningsmatris kan bestå av kriterier från kravprofilen, exempelvis:

  • Ekonomexamen
  • Erfarenhet av redovisningsarbete
  • Initiativtagande
  • Samarbetsförmåga
  • Problemlösande
  • Strukturerad

För varje kriterium sätter du upp en kolumn med de olika stegen i rekryteringsprocessen:

  • Cv-granskning
  • Intervju
  • Personlighetstest
  • Referenstagning

Använd en bedömningsskala 1-6 och ange ett värde för varje kriterium och steg.

Referenstagning

Referenstagning sker oftast sent i processen med den eller de slutkandidat(er) du har valt ut efter intervjuer.

I vanliga fall ber du kandidaten lämna namn på referenspersoner som du kan kontakta. Ibland kan det hända att du vill prata med någon som kandidaten inte uppger. I ett sådant läge kan du givetvis fråga kandidaten om det är okej. Det viktiga är att du aldrig kontaktar någon utan att kandidaten vet om det.

Det traditionella sättet att ta referenser är att ringa. Om du genomför referenstagningen per telefon är det viktigt att du förbereder dina frågor väl innan du kontaktar respektive referens, så du får ut så mycket som möjligt av samtalet. För att referenstagningen ska vara värdefull ska den helst vara lika förberedd och strukturerad som anställningsintervjun. Kom ihåg att du även under en referenstagning kan bli påverkad av osakliga faktorer.

Det enklaste är ofta att först boka en tid via e-post innan du ringer upp. Då kan du också sända över frågorna i förväg så den som ger referenser har möjlighet att förbereda sig.

Tips på områden att undersöka under samtalet:

  • I vilka sammanhang kandidaten och referensen har jobbat ihop, i vilka roller och hur länge.
  • Vilka arbetsuppgifter kandidaten hade under den tiden.
  • Vilka resultat hen uppnådde.
  • Hur kandidaten agerat i olika sammanhang som är relevanta för tjänsten. Här kan du gärna använda samma frågor som du gjorde under intervjun.
  • Hur referensen bedömer kandidatens nivå i de olika kompetenser som är viktiga för jobbet.

Lyssna aktivt och lyhört, så du kan fånga upp hur ärligt och entusiastiskt referensen gör sina olika omdömen. Anteckna under samtalet och ta dig tid att sammanställa dina reflektioner efter varje samtal. Låt sedan resultatet komplettera den bild du redan har av kandidaten utifrån intervjuer och eventuella tester.

Digital referenstagning

De senaste åren har det blivit allt vanligare att genomföra referenstagningen digitalt. Det finns ett antal företag som har specialiserat sig på att be referenter fylla i enkäter via en app i stället för att ringa upp dem. Om du har tillgång till den möjligheten kan du både spara tid och få ett bättre underlag. Det bästa är i så fall att få tag på så många referenter som möjligt, ju fler desto bättre. Du kan då be dem svara på olika bedömningsfrågor som är direkt kopplade till kravprofilen.

Lön och anställningsvillkor

Efter slutintervju och referenstagning har du förmodligen det underlag du behöver för att göra ditt val. Nu återstår bara att komma överens med slutkandidaten om lön och villkor, och att skriva under anställningsavtalet.

Här kan du läsa mer om anställningsavtal och olika anställningsformer.